Os dados referentes a nascimentos, casamentos e óbitos são registrados nos cartórios de Registro Civil da Pessoa Natural e depois, repassados ao SIRC, para armazenamento na sua base de dados nacional.
Normalmente, apenas um único registro de nascimento e de óbito é lavrado para o cidadão. Entretanto, vários registros de casamento podem ser lavrados, ao longo do tempo, para diferentes matrimônios de uma determinada pessoa.
É possível que ocorram algumas alterações, registradas como averbações, notificações ou correções ao registro original. Isto ocorre quando o cartório tem que modificar algum dado, como nome, data de nascimento, data do óbito, data do casamento, algum documento, dados da filiação do registrado etc. Por este motivo, a base da dados do SIRC armazena, além do registro mais recente, também as versões mais antigas desse registro civil. A API de consulta ao Registro Civil retorna apenas os dados das versões mais recentes dos eventos tratados: nascimento, casamentos, óbito.
A base de dados do SIRC contém registros lavrados a partir de 2015. Além disso, especificamente em relação aos falecimentos, também armazena registros de óbitos do período compreendido entre o ano 2000 e 2015, legados do SISOBI, primeiro sistema desenvolvido pela Dataprev e utilizado pelos sistemas do INSS para tratar das informações de registro civil.
É importante destacar que os registros civis legados do SISOBI não possuem Matrícula RCPN, portanto, a consulta a registros de óbito utilizando este dado como argumento de pesquisa só pode ser aplicada aos óbitos lavrados a partir de 2015.
A API disponibiliza consultas por matrícula e por um conjunto predefinido de dados da pessoa registrada. A consulta por Matrícula RCPN sempre retornará um único registro, caso conste na base da dados. Por outro lado, na consulta por dados da pessoa registrada há que se considerar que podem existir homônimos, nos quais não só o nome, mas eventualmente também a data de nascimento, ou a filiação, mesmo que raro, podem ser iguais para duas pessoas diferentes. Por isso, é aconselhável que sejam fornecidos a API os dados necessários para identificar o evento (nascimento, casamento ou óbito) com a maior precisão possível, por exemplo: nome do registrado, data do nascimento, nome da filiação e/ou algum documento (CPF, Número do RG da identidade etc.).
Caso nenhum documento seja fornecido como parâmetro para pesquisa, e a API do SIRC detecte na base de dados mais de um registro que corresponde aos dados solicitados, será retornado um aviso indicando que a consulta deve ser refinada, acrescentando mais algum parâmetro, para poder responder com maior precisão.
Caso seja identificado na base mais de um registro que atenda à pesquisa, mesmo com algum documento como parâmetro de seleção, a API retornará sempre o registro de data de lavratura mais recente ou mais recentemente inserido no sistema, e retornará um aviso ao usuário informando que existem outros registros mais antigos que atendem à pesquisa.